Mesdames, Messieurs,
Dans le cadre de la modernisation des outils et des procédures de gestion des ressources humaines, et plus particulièrement de la dématérialisation des processus RH, la Direction des Ressources Humaines souhaite porter à votre connaissance une évolution concernant la gestion administrative des formations.
À compter du 2 février 2026, le service formation mettra en œuvre un dispositif automatisé de transmission des convocations et attestations de formation, via l’outil HR, pour les formations intra, c’est à dire les formations collectives organisées à destination des agents du Département.
Cette évolution vise à sécuriser et à fluidifier la transmission des informations, tout en allégeant les circuits intermédiaires.
Principes généraux du nouveau dispositif :
- Les convocations et attestations seront transmises directement par voie dématérialisée aux agents, par courriel ;
- Les correspondants formation ainsi que les chefs de service seront systématiquement destinataires en copie des envois ;
- Un accusé de réception automatique sera adressé aux agents lors de l’enregistrement de leur demande de formation, sans que celui-ci ne vaille inscription définitive ;
- Les correspondants formation ne seront plus chargés de la gestion, du tri ou du transfert des convocations et attestations.
- Les messages automatisés seront émis depuis l’adresse suivante : noreply@cg13.fr.
Modalités d’accompagnement :
La DRH est consciente qu’une phase d’appropriation sera nécessaire lors de la mise en œuvre de ce dispositif.
À ce titre, une adresse fonctionnelle dédiée a été créée afin de signaler toute difficulté ou dysfonctionnement éventuel :
📧 demat.formation@departement13.fr
Par ailleurs, la procédure a été présentée aux correspondants formation lors de webinaires organisés en amont du déploiement.
Cette information vous est communiquée dans un souci de partage des évolutions organisationnelles impactant la gestion de la formation des agents.
Le service Dialogue social se tient à votre disposition pour toute précision complémentaire ou remontée que vous jugeriez utile de formuler.
Bien cordialement,
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